Privacyverklaring

KaartWerk hecht belang aan een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. Deze verklaring beschrijft welke gegevens wij verwerken, met welk doel, op welke grondslag, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft.

Deze verklaring is van toepassing op de website www.kaartwerk.com, de webapplicatie GeoStudio, het klantenportaal en de review-omgeving.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Concept voor ingebruikname: KaartWerk wordt beheerd door een individuele aanbieder. De volledige naam en het contactadres van deze persoon moeten vóór ingebruikname hier worden ingevuld. Er wordt geen rechtspersoon of ondertekende verwerkersovereenkomst verondersteld. Privacycontact: [email protected] (bereikbaarheid nog te bevestigen).

Voor eigen account-, contact- en bedrijfsadministratie bepaalt de aanbieder de doeleinden. Bij plannen en reviews die een klant laat verwerken, is de klant doorgaans verwerkingsverantwoordelijke en verwerkt de aanbieder de gegevens op diens instructies. Deze taakverdeling moet per klant worden vastgelegd.

2. Welke gegevens wij verwerken

Website

Op de openbare website plaatsen wij geen advertentie- of analysecookies. Bij een bezoek worden alleen de gegevens verwerkt die uw browser of hostingomgeving standaard meestuurt, voor zover dat nodig is om de pagina’s te tonen en de dienst veilig te laten werken.

Demo- of contactaanvraag

Als u het formulier op de website invult, verwerken wij de gegevens die u zelf verstrekt, zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer, organisatienaam en uw bericht. Wij gebruiken die gegevens uitsluitend om op de aanvraag te reageren en het gesprek te voeren.

GeoStudio, portaal en review

Wanneer u een account aanmaakt of de dienst gebruikt, verwerken wij gegevens die nodig zijn voor het leveren van de dienst. Dat kan onder meer betreffen: e-mailadres, weergavenaam, organisatienaam, lidmaatschap, inlog- en sessiegegevens, en de plannen en bestanden die u opslaat of deelt.

Via het portaal kunt u een plan laten bekijken door derden. Daarbij kunnen ook naam, e-mailadres en eventuele opmerkingen van genodigden worden verwerkt, voor zover dat nodig is voor de uitnodiging en de review.

3. Doeleinden en grondslag

• Account en dienstverlening: uitvoering van een overeenkomst waar u zelf partij bent. Voor toegang van werknemers van klanten wordt een passend gerechtvaardigd belang beoordeeld en vastgelegd.
• Demo-aanvragen: op uw verzoek stappen zetten vóór een mogelijke overeenkomst; waar dat niet van toepassing is, het gerechtvaardigde belang om uw vraag te beantwoorden. Telefoon is optioneel. Er volgt geen marketinginschrijving.
• Beveiliging en noodzakelijke gebruiksregistratie: gerechtvaardigd belang bij een veilige dienst, met beperkte gegevens en bewaartermijn.
• Klantplannen en reviewgegevens: verwerking op instructie van de klant; de klant moet een passende grondslag en informatie aan betrokkenen vaststellen.
• Facturatie en administratie, indien van toepassing: overeenkomst en concrete wettelijke bewaarplichten.

Het huidige demoformulier vraagt geen toestemming voor marketing. Als een toekomstige verwerking op toestemming berust, kunt u die altijd intrekken zonder gevolgen voor de rechtmatigheid vóór intrekking.

4. Cookies en vergelijkbare technieken

Op de openbare website plaatsen wij geen cookies voor tracking, advertenties of analytics. Er is daarom geen cookiebanner.

In GeoStudio, het portaal en de review-omgeving kunnen functionele cookies of vergelijkbare opslag nodig zijn, bijvoorbeeld om u ingelogd te houden of een reviewsessie te laten werken. Zonder die gegevens functioneert de dienst niet. Voor strikt functionele opslag is in de EU in beginsel geen voorafgaande toestemming vereist.

Als wij in de toekomst analytics, advertenties of andere niet-functionele tracking toevoegen, zullen wij daarvoor toestemming vragen en deze verklaring bijwerken.

5. Dienstverleners, kaartverzoeken en locaties

De broncode gebruikt Supabase voor authenticatie, database, opslag en functies, Cloudflare voor webhosting, Resend voor e-mail en optioneel Stripe voor betalingen. Afhankelijk van de gekozen kaart worden rechtstreeks verzoeken gestuurd aan OpenStreetMap, OpenTopoMap, CyclOSM/OpenStreetMap France of Esri. Zoek- en verkeerslagen gebruiken onder meer PDOK, NDW en Rijkswaterstaat; aanvullende verkeersbordafbeeldingen worden via GitHub geladen. Een klant kan eigen kaartservers instellen.

Kaartaanbieders ontvangen daarbij uw IP-adres en de gevraagde kaartlocatie of zoekopdracht. E-mailproviders ontvangen adres, bericht en bij een uitnodiging de link en PIN. De uitnodigende klant ontvangt uw feedback.

De werkelijk ingestelde regio’s, bewaartermijnen, overeenkomsten, supporttoegang en eventuele internationale doorgiften zijn nog niet bevestigd. Een uitsluitend Europese verwerking wordt daarom niet toegezegd. Deze gegevens en passende doorgiftewaarborgen moeten vóór ingebruikname worden vastgesteld en hier worden opgenomen.

6. Delen van plannen

Als u een plan deelt via een review-uitnodiging, kunnen genodigden het plan bekijken met de door u ingestelde toegang, bijvoorbeeld een PIN. Wat zij zien en hoelang de toegang geldig is, bepaalt u via die uitnodiging.

7. Bewaartermijnen

Het voorgestelde beleid is: 90 dagen voor gebruiksregistratie en afgehandelde demo-aanvragen, 30 dagen na verlopen of intrekken voor reviews en 30 dagen na aanmaak voor organisatie-uitnodigingen. Dit beleid moet nog worden goedgekeurd en de automatische opschoning moet worden ingeschakeld. Tot die tijd worden deze termijnen niet als uitgevoerde verwijdering toegezegd.

Actieve klantplannen en accounts volgen de klantinstructies en de duur van de noodzakelijke dienstverlening. Expliciete planverwijdering wordt pas voltooid nadat bestanden zijn verwijderd; mislukte verwijdering blijft opnieuw uitvoerbaar. Ongebruikte oude uploadversies worden volgens de voorgestelde opschoning na 24 uur verwijderd.

Functionele browseropslag omvat accountspecifieke lokale werkbestanden en sessies. U kunt browsergegevens zelf wissen; exporteer niet-gesynchroniseerd werk vooraf. Een onthouden review-PIN vervalt bij sluiten van het tabblad of na vier uur. Termijnen voor providerlogs, e-mail, back-ups en wettelijke administratie moeten nog afzonderlijk worden vastgesteld.

8. Beveiliging

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking, passend bij de aard van de gegevens en de risico’s van de verwerking.

9. Uw rechten

U heeft het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van gegevens en — waar de verwerking op een gerechtvaardigd belang berust — bezwaar. Toestemming kunt u altijd intrekken. U kunt deze rechten uitoefenen via [email protected].

U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als u van mening bent dat wij uw gegevens niet overeenkomstig de wet verwerken.

10. Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring aanpassen als onze diensten, wetgeving of verwerkingen wijzigen. De meest recente versie staat altijd op deze pagina. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij gebruikers waar dat redelijkerwijs mogelijk is.

Laatst bijgewerkt: 16 september 2026.